KPIとKGIの使い方【実例で説明！】

KPIとは「Key Performance Indicators/キー・パフォーマンス・インディケーター」のことで、「ゴールに到達するまでの大切な要素」をまとめたものになります。

KGIとは「Key Goal Indicator/キー・ゴール・インディケーター」のことで、ゴールそのものを指します。

 

 

大きなゴール（大目標）を達成するためには小さなゴール（小目標）が必要です。例えばマラソンを走る時を考えてみましょう。

KGIを「フルマラソンで5時間を切る」と設定した時に大きなゴールだけでは練習の成果は見えにくくなります。そこで、KGIと共にKPIを設定してあげることで、成功までの道のりをわかりやすくしてあげるのです。

 

 

いきなりフルマラソンの目標を達成しようとすると非常に難易度が高いので、目標を分割するイメージです。

 

のように小さなゴールを設定することで、着実に成功への道を辿るイメージです。KPIの設定を行えることで成功確率は格段に上がりますし、進捗の振り返りがしやすくなったり、モチベーションを高く保ちやすくなったりとビジネスにおいてとても効果的です。

コンサル歴10年の私が現場で使えるKPI・KGIの活用法について説明をしていきます。

 

 

KPIの有効な決め方

KPIによる計画管理を成功させるためにはKPIの設定を間違えてはいけません。フルマラソンの時は「10キロの記録」「ハーフマラソンの記録」をKPIに設定しました。

実際の仕事の計画で活用する場合には１から自分でKPIをどの部分に設定するのかを間違えることなく設定しなければなりません。

KPIの設定を成功させるポイントは以下の２点です。

 

・本当に大切な指標だけに絞る

「この数値が達成できたら次に進める」と思える重要な指標のみの絞り込みを行います。

例えば「フルマラソン」の例の中で、「1キロ」「2キロ」「3キロ」・・・と1キロずつ細かくKPI設定をしたとすると、KPI数値が多すぎて管理ができなくなります。

また、多くの数値を管理したとしても目標達成までの時間が大幅に増加してしまう原因になる可能性も高くあります。

 

 

・数値化しやすいものを選ぶ

KPIは数字で管理させるべきものです。明確に数字で判断できない目標はKPIとして設定されるべきではありません。

例えばマラソンの例で、「足の痛みなく10キロを走り切る」というKPIを設定してしまうと、どう達成して良いのかがわかりにくく「大切な指標であるKPIとして成り立たなくなってしまいます」。

数字に表し難かったり、数字として計算しにくい指標はKPIとして相応しくありません。

 

実例で学ぶKPI・KGIの活用方法

早速実際の業務で使えるように「企業向けの営業のシーンで」KPIを設定していきましょう。

まずKGIはそのままで「チーム月間売り上げ1000万円」となります
→「KGI：チーム売り上げ月1000万円」

そしてKPIを設定していくにあたって、営業の流れを整理してみましょう。

営業の流れ
すでにリストアップされた３０万件のリストに対して、営業マンがテレアポを行っていく。アポが取れたお客様に訪問をして、営業を実施。前向きなお客様には見積もりを提出してクロージング。1件の平均売上は50万円。

この流れを大切な要素に分解していきます。

 

 

この中から最も重要な指標に絞りましょう。「リスト数」は十分にあり、「受付突破数」「実訪問数」は細かいのでそれ以外の指標に絞り込みます。「平均売上」は50万円と決まっているので固定します。
※問題が出てきたら途中で指標を変更して解決していきます。

 

KPIの項目が決定したら次はそれぞれの項目に目標となる数字を当てはめていきます。

 

「契約数」
▶︎目標が1000万円で1件の受注の平均が50万円なので、割り返すと「20件の受注」が必要なことになります。

「見積もり提出数」
▶︎過去のデータを見てみると、見積もりを提出した20%のお客様が購入しているので、「100件の見積もり提出」が必要なことがわかります。

「アポ決定数」
▶︎過去のデータを見てみると、アポが取れたお客様の半分には見積もり提出ができているので、「200件のアポ」が必要となります。1日あたりは10アポです。

「コール件数」
▶︎過去のデータを見てみると、コールした件数のうち4%のお客様にアポが取れているので、「5000件のコール」が必要になります。

 

チームの営業は5人いるので、「一人当たりの必要コール数は1日50件」となります。

上記で計算した目標を営業マン一人ずつに換算していくと以下のような数字になります。

 

KPIがない場合の指示→【ぼんやり】
「チームで月に1000万円の売り上げを達成しよう」

KPIを設定した場合の指示→【明確】
「目標達成のための第一歩は毎日1人５０コールの必達だ」

 

このように目標までのプロセス（どうすれば達成できるのか？）が明確になりますし、目標に到達していない場合はどの部分に原因があるのかも細かく特定することが可能です。

 

KPIを現場に浸透させるには

「KPIという言葉の意味は知っていても現場でなかなか活用できていない」会社は私の実感としても数多く存在します。

その大きな原因となっているのが「会議の内容が漠然としていて、KPIを重視できていない」というものです。感覚で経営計画を決めていく会社であればあるほど、KPIを中心とした数字管理ができていないのです。

以下の３点のポイントをしっかりと押さえていくことで、KPIに重きを置いた組織運営が可能になってきます。

 

・会議に導入する

会議での各チームの進捗会議のベースをKPIの数値を100%ベースにしていくイメージで活用します。

営業の例で説明すると

 

この順番で現在の数字と落着見込みの数字を発表していき、問題がある数字の理由と解決策、うまくいっている指標の理由と要素の横展開方法。などKPIから一切外れない会議の運営を行っていく感じです。

 

・数値の計測をしっかりと

KPIを組織に浸透させるためには、プロセスで変化していくKPIの数値を100%正確に追っていくことが必要となります。

KPIを大切にしていない組織では、KPI数値の申告ミスや計測ミスが発生します。1度でも抜けや計測ミスを良しとしてしまうと、組織全体がKPIに対して適当になっていってしまいます。

KPIは大目標を達成するための大切な小目標です。各KPIの達成なくして最終的なゴールの達成はありえません。

KPIの重要性をメンバー全員に強く啓蒙して、抜け漏れやミスのないKPI管理を目指していく必要があります。

 

・振り返り改善に活用する

KPIがしっかりと機能していると「最近の○○チームは目標達成への情熱が足りていない！」などという曖昧な問題解釈はなくなっていきます。

見積もり提出数が少ない状況であれば「アポの質が悪い」か「営業トークが悪い」のどちらかだから、実際にメンバーにヒアリングをしてボトルネックを突き止めよう。という感じで論理的に問題点を浮き彫りにしていくことが可能です。

そして「営業トーク」に問題があるとわかればトークスクリプトに変更をかけて、ロープレなど徹底して行っていけば、必ず数字は向上していくのです。

 

まとめ

KPIの設定を成功させるポイントは以下の２点です。
・本当に大切な指標だけに絞る
・数値化しやすいものを選ぶ

「この数値が達成できたら次に進める」と思える重要な指標のみの絞り込みを行います。

数字に表し難かったり、数字として計算しにくい指標はKPIとして相応しくありません。

組織にKPIをしっかりと根付かせるためには以下の指標が必要。

KPIがしっかりと設定されているかどうかで、組織の目標達成率や成長スピードは大きく変動します。

成長の早い組織は「数字」で語ります。
成長が遅い組織は「感覚」で語ります。

KPIを軸とすることで組織の最速での成長を目指していきましょう。

KPIをうまく活用して成長速度の早い組織運営ができているかどうかは、組織診断から確認することが可能です。無料で課題を確認できますので、是非活用してみて下さい。>>無料の組織力診断